プロジェクト計画書とは？記載内容と各項目のポイントを解説

こんにちは。Day1 キャリアです。

システム開発プロジェクトの計画の際に、「プロジェクト計画書」というドキュメントの存在を聞いたことがあると思います。

ですが、プロジェクト計画書とはいったい何なのでしょう？

どのような内容を記載するのが適切なのでしょうか？

記載する項目ごとに注意すべきポイントはどこなのでしょうか？

この記事ではそんな疑問に現役コンサルタントが答えていきます。

プロジェクト計画書の重要性や作成のコツを分かりやすく解説しますので、ぜひ最後まで読んでいってください！

この記事について

システム開発プロジェクトの「プロジェクト計画書」について分かります。
「プロジェクト計画書」に記載するべき内容や注意するポイントについて学べます。
たった３分で読めます。

こんな方は必ず読んでください

コンサル業界への転職を考えている方。
コンサルタントに興味がある方。
自分のスキルを活かして仕事をしたい方。

この記事の信頼性

実際に筆者はコンサルタントとして大手コンサルティングファームで働いた経験があります。
多くの現役コンサルタントにヒアリングし、本当に役に立つ情報のみを発信しています。

なお「プロジェクトマネジメントに必要なスキルは？」という疑問をお持ちの方は、以下記事でシステム開発PJのプロジェクトマネジメントの概要と必要なスキルについて徹底解説しているので、ぜひ読んでみてください。

【必見】システム開発のプロジェクトマネジメントで重要なポイントとは？必要スキルから注意点まで徹底解説！

それでは解説していきます。

プロジェクト計画書とは何か

プロジェクト計画書とはシステム開発を進めるに当たって必須のドキュメントです。ここでは、プロジェクト計画書とは何かをご紹介します。

プロジェクト計画書の役割と目的

プロジェクト計画書とはその名の通り「プロジェクトの計画書」です。

プロジェクトを進める上で特に重要となるQCD（品質・コスト・スケジュール）を中心に、プロジェクト全体の計画をまとめて記載します。

プロジェクト計画書がない場合、関係者全員での意識統一を図ることができません。

そのため、スケジュールのズレや予算超過、品質問題が発生する可能性が高まります。

過去にあるプロジェクトで計画書が不十分で、納期遅延とコスト超過が発生し、クライアントの信頼を失ってしまったことがあります。

適切な内容のプロジェクト計画書があることで、プロジェクトの成功に向けた基盤が整うといっても過言ではありません。

ただし、プロジェクト計画書を作成するだけではプロジェクトを成功に導くことはできません。

作成した計画書をプロジェクトに関係する全員で読み合わせして確認することが重要です。

このメンバには社内のメンバだけでなく、プロジェクト責任者やクライアントも含みます。

プロジェクトメンバ全員で確認することで、同じ目標に向かって意識統一を図ることができ、効率よく遂行できます。

PMBOKに基づくプロジェクト計画書の重要性

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、プロジェクトマネジメントに関する指針や標準的な手法を体系的にまとめたものです。

プロジェクトマネジメント協会（PMI：Project Management Institute）によって発行されています。

PMBOKではクライアントへの「価値の提供」が重視されており、12の原理・原則と8つのパフォーマンス・ドメインから構成されています。

PMBOKに基づくことで、抜け漏れなく、かつ体系的にプロジェクト計画書を作成することができます。

この計画書はプロジェクトマネージャーがプロジェクトを計画立てて完了するまでの指針となります。

プロジェクト計画書の記載項目

ここまででプロジェクト計画書の概要とその重要性についてご理解頂けたかと思います。

そこで次に「プロジェクト計画書には一体何を書いたらよいのだろう」という疑問が生まれてくると思います。

ここでは、プロジェクト計画書に記載する内容について大きく8つに分けて解説していきます。

1. プロジェクトの概要・目的

最初にプロジェクトの概要と目的を整理します。

概要にはプロジェクトの基本情報として、プロジェクトの名称や目的、ローンチ日、コスト、想定開発規模を記載します。

ここではあまり詳細に記載するのではなく、あくまで概要レベルの記載に留めます。

詳細に関しては後続の項目で記載しており、まず概要を掴んでもらうことが重要です。

次に目的には、何のため、また誰のためにシステム開発プロジェクトを遂行するのかを記載します。

開発に至ったビジネス背景やニーズがあるのであれば、その部分も記載すると良いです。

ビジネス背景やニーズまで記載することで、プロジェクトメンバがより目的を理解しやすくなります。

2. スケジュール

次に全体スケジュールを定義します。

プロジェクト全体を通して、どういった工程があるのかを明確にし、工程ごとの開始・終了時期を記載します。

それだけではなく、全員で意識統一を図るためにも重要なマイルストーンがあれば、スケジュールと合わせて記載します。

重要なマイルストーンとしては例えば、設計書の納品期限や、品質評価報告書の提出期限が挙げられます。

また全体スケジュールだけではなく、進捗管理方法や管理指標も記載します。

進捗管理方法とは進捗の確認頻度・方法や報告フォーマット、遅延発生時の対処やエスカレーションルールです。

管理指標とは、どういう場合はスケジュール通りとみなし、どういう場合を遅延と定義するのかを指しています。

他の管理項目にも共通して言えることですが、定義やルールをきちんと定めることで、プロジェクトを円滑に進めることができます。

3. 体制

プロジェクト体制の整備は、プロジェクトに関わる全てのメンバを明確にし、責任の所在や役割分担を明示するために重要です。

システム開発のように複数の会社や部門が関与するプロジェクトでは、特に大切です。

まず、プロジェクトに関わる全員をリストアップします。

この際、クライアントについても洗い出してください。

次にエンジニアやプロジェクトマネージャーなどの要員の具体的な役割を定義すると共に、役割ごとの責任の所在を明確にします。

この情報を効果的に整理するために、プロジェクト体制図と役割表の2つのツールを活用するのがおススメです。

プロジェクト体制図は、視覚的にプロジェクトの指揮命令系統や関係者の配置を把握しやすくするために有用です。

一方、役割表は会社名、ポジション、役割などを詳細に記載します。

これにより、プロジェクトの全体像が把握しやすくなると同時に、責任の所在や役割分担を明確にすることができます。

ただし体制図と役割表の2つを用いるのかはプロジェクトの規模やニーズに依ります。

プロジェクトの規模が小さい場合は、体制図だけでも事足りることがあります。

4. 作業範囲と成果物

プロジェクトの範囲や成果物を明確に定義するための項目です。

関係者が多くなり、誰がどの部分を担当するのかが曖昧になるため、スコープ定義書を作成します。

プロジェクトの規模に応じて、適切なスコープ管理を行うことが、成功への鍵となります。

計画段階で作成するスコープ定義書や成果物一覧は、プロジェクト計画書の別紙として管理されることも多々あります。

さらに作業段階でスコープを階層構造で表したWBS（Work Breakdown Structure）を作成します。

WBSは作業内容を細分化し、全体像を把握しやすくする手法です。各作業で何の成果物を作成するのかを記載します。

作成したWBSをプロジェクトメンバで確認することで、作業範囲を明確にでき、計画漏れや誤りによる手戻りを防げます。

作成したWBSは、プロジェクト計画書の添付資料として扱い、計画進行の指針とします。

5. 予算・コスト

プロジェクトに必要な予算とコストを整理し、記載します。

主なコスト項目には、ソフトウェア費用、ハードウェア費用、ネットワーク費用、人件費、外注費、インフラ費用、保守費用、ライセンス費用、備品費などがあります。

これらの費用は、プロジェクト進行中の予算超過を防ぐために、詳細にリストアップし精査しておく必要があります。

特に、人件費や外注費などの主要な費用は、必要な時期と合わせて整理し、正確な数字を記載することが求められます。

注意点として、コスト情報は内部向けであるため、クライアントや外部の人が参加する会議では扱わないようにします。

コスト管理では必要なコストを洗い出すだけではなく、コスト見直しの頻度や報告ルールも定めます。

プロジェクト進行中にも定期的なコストレビューを実施することで、不必要な予算超過を防ぐことができます。

6. リスク管理

システム開発においてトラブルは付き物です。

ただし、事前に予測し防ぐことができるトラブルもあります。

リスク管理においては、あらゆるリスクを洗い出すことが重要です。

そうすることで、リスクが顕在化した際に関係者で協力して、影響を局所化することができます。

リスク管理の際はリスクの内容だけでなく、顕在化した場合の対策、影響度と発生確率、対応者を明確にします。

またリスクが顕在化した場合の対策費を、影響度と発生確率などから事前に見積もり、コスト管理の際に予備費として考慮することが重要です。

それだけではなく、プロジェクト進行中には定期的にリスク管理表を確認し、対応状況をモニタリングすることも欠かせません。

7. 品質管理

プロジェクトではただシステムを期限通りに開発するだけではなく、その品質を担保することも重要です。

品質管理の際には品質項目と管理指標、目標値を明確にします。

具体的に言うと、品質項目は機能性や保守性、信頼性などどういった観点から品質を評価するのかを指しています。

管理指標はバグ密度やテスト密度、エラー回数といった品質を管理するために用いる指標です。

目標値は各指標で目指す数値です。

品質が十分に担保できていない状態で、一度システムが世の中にリリースされてしまうと、クライアントに迷惑がかかるだけではありません。

そのシステムを使用するエンドユーザやシステムの目的に依っては社会全体に影響を与え、信頼を大きく損ねることがあります。

そのためプロジェクトの目的に応じて、適切な品質管理を行うことが重要です。

8. コミュニケーションルール

会議体やコミュニケーションルールについて記載します。

会議体に関しては、会議体名、会議の目的、開催頻度や日時、参加者を明確にします。

ここでは、社内の会議体だけではなく、クライアントとの会議体についても記載し、クライアントと意識合わせすることが重要です。

一方、コミュニケーションルールについてはチャットやメールを使用する場合のルールや、議事録作成ルールを記載します。

過去私が担当していたプロジェクトで、ダイレクトメッセージで業務に関するやり取りが行われ、問題化してしまったことがありました。

そのため、「業務に関する担当者個人同士でのチャットは禁止とし、チーム全体とチームリーダを宛先としてチャットする」といったルールを定めたことがあります。

プロジェクト計画書作成のポイント

ここまででプロジェクト計画書に記載すべき内容はあらかた理解頂けたかと思います。

ですが、実際に計画書を作成する際のポイントがあれば知りたいという方がいらっしゃると思います。

ここからは現役コンサルタントの私が、プロジェクト計画書を作成する際の3つのポイントについてご紹介します。

ポイント1：情報共有

「プロジェクトは生き物だ」と言われることがあります。

実際にプロジェクト遂行中には、予測していたリスクが顕在化したり、想定外のトラブルが起こったり、刻一刻と形が変わっていきます。

そのため、プロジェクト計画書は一度作って終わりではなく、状況に合わせて見直ししていくことが大切です。

プロジェクト計画書を更新したら、再度全員で意識合わせを行います。

全員で意識合わせすることで、変更に関しても柔軟に対応し、プロジェクトを円滑に進めていくことができます。

意識合わせは、必ずしも対面で行う必要はありません。

オンラインでドキュメントを共有することで、計画書をリアルタイムで更新・共有していくことも可能です。

ポイント2：フォーマットの決定

プロジェクト計画書を作成する際の重要なポイントは、明確で理解しやすいフォーマットを決定し用いることです。

これにより、関係者全員が計画書の内容を素早く把握できるようになります。

まず、ここでご紹介した主要な項目を含むフォーマットを選択します。

このフォーマットを基に、プロジェクトの特性やニーズに応じてカスタマイズを行っていきます。

分かりやすいフォーマットを用いるだけでなく、図表を多く用いることも効果的です。

図表を用いることで、文章だけの場合に比べ、視覚的にパッとメンバが理解しやすいドキュメントが出来上がるからです。

ポイント3：テンプレートの活用

さらに、テンプレートを活用することで、計画書を効率良く作成することができます。

例えば過去の成功プロジェクトで使用していたテンプレートを使用することで、構造が整い、必要な項目が漏れることなく網羅されます。

そのため、質の高い計画書を短時間で作成することが可能になります。

またプロジェクト計画書は必ずしもプロジェクトマネージャーが1人で作成するとは限りません。

複数名で作成する場合や、新たなプロジェクトメンバが追記を行うことがあります。

そういった場合であっても、テンプレートを活用することで素早く計画書の作成方法を習得し、チーム全体の生産性を向上させられます。

最後に

この記事ではシステム開発プロジェクトの「プロジェクト計画書」とは何か、記載すべき項目についてご紹介しました。

コンサルティングプロジェクトにおいて、近年「IT」は最も重要な要素となっています。

この記事を読んで、システム開発プロジェクトの「プロジェクト計画書」について知識を付けていただければ幸いです。

なお本記事を執筆しているKICK ZA ISSUE株式会社では日本全国のコンサルタントが集まる「コンサルデータバンク」というサービスを運営しています。

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